Ayudas fiscales a la maternidad

Con la llegada de un nuevo miembro a la familia se incrementan los gastos mensuales, y qué menos que esta situación esté incentivada de alguna manera. La Agencia Tributaria quiere ayudar con pequeñas medidas fiscales con la llegada de los pequeños de la casa. Estas medidas básicamente son dos: la deducción por maternidad y la deducción por pago de guarderías.

La deducción por maternidad regula la deducción a las madres con hijos menores de 3 años de hasta 1.200€ anuales por hijo. Dicha deducción se puede solicitar de manera anticipada y pagadera de forma mensual (100€ al mes).

Además, esta deducción puede verse incrementada con la deducción de guarderías, si se cumple un requisito mínimo: madres trabajadoras (por cuenta propia o ajena) con hijo/s menor/es de 3 años inscritos en guarderías.

Tenemos que diferenciar entre el ticket o cheque guardería y la deducción por guardería. Comencemos con el primero: el cheque guardería no es más que el pago de la cuota de la guardería por parte de la empresa, ¿pero por qué nos iba a pagar nuestra empresa la guardería de nuestro hijo? Pues bien, en estos casos, puede salir beneficiado tanto el empresario como el trabajador. En el caso de la empresa, ésta se beneficiaría porque el gasto de guardería es deducible en su totalidad en el Impuesto de Sociedades, sin que haya máximo establecido. Y, en el caso del trabajador, la cantidad pagada por el empresario de guarderías está exenta de tributar, es decir, no se le aplicaría IRPF, y por tanto el salario neto será superior. Pongamos un ejemplo: una trabajadora tiene un salario neto de 1.500€ y la guardería le cuesta 300€, con lo que realmente tendría 1.200€ para el resto de sus gastos mensuales. Pues bien, si esos 300€ lo consideramos como salario en especie (pago de la guardería por parte del empresario) al estar exento de IRPF, el ahorro sería de 30€ (considerando un 10% de IRPF: 10% x 300€).

La segunda opción, es la deducción por guardería en la declaración de la renta. Este caso es mucho más sencillo: te puedes deducir las cantidades destinadas a guarderías con un máximo de 1.000€. Eso sí, la guardería deberá entregar a Hacienda el modelo 233 donde se reflejarán todos los datos relativos a los importes pagados por los progenitores.

A la hora de elegir qué opción es mejor para cada caso, sólo tenemos que hacer esos pequeños cálculos y elegir la opción de mayor ahorro. en el caso anterior, convendría la segunda  opción, ya que al pagar 3600€ anuales de guarderías, te puedes deducir 1000€ en la declaración de la renta (que es el máximo), sin embargo, en la primera opción solo te ahorrarías 360€ (30€ x 12 meses)

Además, es posible que haya más deducciones o subvenciones propias de cada comunidad autónoma o de cada municipio, por ello es importante invertir un poco de tiempo e informarse en cada ayuntamiento.

Patricia Penella

Departamento fiscal.

Gastos deducibles para el autónomo. Solucione sus dudas (parte 2)

Segunda parte

Siguiendo con la entrada anterior, veamos ahora un poco más en detalle alguno de estos gastos cuya imputación como deducible puede resultar conflictiva y pueden tener diferente tratamiento diferenciado en el IRPF y en el IVA.

  1. Gastos adquisición de vehículos turismos y gastos asociados al mismo
  2. Vivienda Habitual y gastos asociados a la vivienda
  3. Gastos por dietas de manutención
  4. Primas de seguros de enfermedad
  5. Relaciones públicas con clientes y proveedores
  6. Local u oficina específico para la actividad
  7. Teléfono móvil
  8. Gastos de viajes y representación
  9. Gastos de vestuario
  10. Gastos deducibles sin factura

1.- Gastos adquisición de vehículos turismos y gastos asociados al mismo

El uso de vehículos privados de los empresarios autónomos y profesionales simultáneamente en la actividad y en el ámbito privado es seguramente el coste o gasto que más interés y consultas genera. Desafortunadamente, la normativa del IRPF es muy contundente al respecto y requiere de afectación exclusiva para proceder a deducir cualquier gasto relacionado con el vehículo. Esta afectación exclusiva se deberá acreditar por el contribuyente y como en el resto de casos, la valoración de las pruebas es competencia de los servicios de gestión tributaria

En cuanto al IVA,  cuando se trata de vehículos automóviles de turismos, ciclomotores y motocicletas, se presumirá afectos al desarrollo de la actividad en la proporción del 50%. No obstante los siguientes vehículos se presumirán afectos al 100%:

  • Vehículos mixtos utilizados en transporte de carreteras
  • Los utilizados en el transporte de viajeros
  • Autoescuelas
  • Utilizados por representantes o agentes comerciales
  • Los utilizados en servicios de vigilancia

Igualmente le será de aplicación el 50% a las cuotas soportadas por la adquisición de los bienes o servicios directamente relacionados con los bienes de inversión anteriores.

  • Accesoros y piezas de recambio
  • Combustible, carburantes, lubricantes…
  • Servicios de aparcamientos y utilización de vías de peaje
  • Reparación de los mismos

En cuanto al IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen  a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.

2.- Vivienda Habitual y gastos asociados a la vivienda. Art. 95 LIVA

 Referente al IVA, la LIVA nos dice que los profesionales y empresarios no podrán deducir las cuotas soportadas en adquisiciones de bienes o servicios que no afecten directa y  exclusivamente a su actividad empresarial o profesional. No se entenderán afectos directa y exclusivamente a la actividad, entre otros:

1º Los utilizados por períodos alternativos privado-profesional

2º Los bienes o servicios que se utilicen simultáneamente para actividad profesional y para necesidades privadas.

En cuanto a los Suministros domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) podrá acogerse al 30% de deducción de los suministros de agua, luz, etc de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad. Por lo que no se trata de una deducción completa sino de un 30% de la superficie destinada al desarrollo de la actividad. Los gastos derivados de la titularidad del inmueble (IBI, comunidad de propietarios, amortizaciones) son deducibles en proporción a la parte de la vivienda afecta a la actividad y según el porcentaje de titularidad del contribuyente, sin haberse de ponderar por el 30% previsto para los suministros.

Local u oficina en vivienda habitual, al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje. En caso de estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA. Y esto lo hace muy poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.  Y una cosa más, Hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte «profesional» y la «privada» de la vivienda.

3.- Gastos por dietas de manutención

 El autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48 euros en el extranjero)  cuando no pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero. Ahora bien, deberá  cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura. Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos por lo que hay que tener cuidado. No se admite dicha deducción como dieta si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolle su actividad. 

4.- Primas de seguros de enfermedad

Satisfechas por el contribuyente, son deducibles en la parte que corresponde a su propia cobertura y del cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él con el límite de 500€ al año cada uno (1.500€ en caso de discapacitados).

5.- Relaciones públicas con clientes y proveedores

Respecto a las relaciones públicas con clientes y proveedores creemos de interés recordar que son deducibles estos gastos hasta el límite del 1% de la cifra de negocio.

6.- Local u oficina específico para la actividad

 No presentan problemas, deberás notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037,  o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.  Al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.

En caso de estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA. Y esto lo hace muy poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.

Y una cosa más, Hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte «profesional» y la «privada» de la vivienda.

7.- Teléfono móvil

Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así podrás justificar que el gasto está afecto a la actividad.

8.- Gastos de viajes y representación

Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y  tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.

Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que lo limites a la lógica de tu actividad y anotes siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida.

9.- Gastos de vestuario

Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.

10.- Gastos deducibles sin factura

La normativa del IRPF referente a deducciones es más permisiva que la del IVA que obliga siempre al autónomo a presentar la factura reglamentaria. Existe una serie de gastos que no exigen factura para la deducción de los mismos en el IRPF.

  • Pólizas de seguros
  • Salarios y seguros sociales
  • Cuota de autónomos
  • Gastos bancarios
  • Gastos de contratos mercantiles (traspasos de locales, fianzas de alquilereso escrituras de la constitución de una sociedad)
  • Impuestos y tasas municipales (IBI, tasa de basura)

¿Y cuales no son deducibles?

Y por último tenemos que tener claro qué gastos no son fiscalmente deducibles. Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles:

  • Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  • Donativos y liberalidades.
  • Pérdidas del juego.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
  • IVA soportado  que resulte deducible en la declaración del IVA.

En la opinión de los expertos de De Juan & Asociados, el correcto tratamiento de los gastos (el registro, la justificación documental y la prueba de la correlación con los ingresos o afectación) reduce considerablemente las posibilidades de que se gire una liquidación provisional, que además suele conllevar de manera inherente una propuesta de expediente sancionador y en consecuencia, supondrá un ahorro significativo.

José Eduardo Navarro

Economista

Gastos deducibles para el autónomo. Solucione sus dudas (parte 1)

La Agencia Tributaria ejerce un control cada vez mayor sobre las declaraciones de impuestos de los autónomos. ¿Cuáles son los gastos que puede deducirse?

Primera parte

Desde el departamento de Asesoría de Autónomos y Pymes de De Juan & Asociados nos disponemos a abordar este tema que tantas dudas y consultas  genera en el autónomo.

En los últimos tiempos venimos observando  un aumento significativo de la presión fiscal, que se traduce en más controles y revisiones por parte de la Administración Tributaria, dirigidos a comprobar la correcta deducción en el IRPF de los gastos en la determinación del rendimiento neto de la actividad de los empresarios y profesionales, personas físicas, titulares de negocios o actividades. Estos contribuyentes presentan una doble casuística: el ámbito personal y el empresarial, por lo que es frecuente la comprobación de que no se transfieran gastos de un ámbito al otro.

Es por este motivo que hoy nos centraremos en la revisión de forma más detallada en las obligaciones a cumplir a la hora de proceder a determinar el rendimiento neto y el criterio de imputación de ingresos y gastos que se deben utilizar en su actividad.

Este proceso de revisión y control se inicia muchas veces con el requerimiento de la aportación de los libros registros de carácter obligatorio, posteriormente se aportarán las facturas justificativas que sean de interés para los órganos de gestión tributaria de la AEAT, y en función de si la deducción se considera correcta o no, puede generarse una propuesta de liquidación provisional del IRPF correspondiente al ejercicio objeto de corrección, que será la nueva liquidación propuesta por la administración teniendo en cuenta su criterio de deducciones.

Por esto desde De Juan & Asociados creemos muy importante revisar una vez más qué gastos son deducibles y qué condiciones deben cumplir. En primer lugar, los requisitos a cumplir de forma general para los gastos son:

  • Que estén contabilizados/registrados en los libros registros de los empresarios.
  • Que estén justificados documentalmente (mediante factura o documento equivalente).
  • Imputación temporal en la Base Imponible del IRPF del periodo en el que se han devengado.
  • Los gastos deberán estar correlacionados con los ingresos, es decir, el gasto deberá tener relación directa o indirecta con los ingresos o con alguno de los activos afectos a la actividad. 

Son deducibles los gastos, siempre que tengan que ver con la actividad económica realizada, relativos a:

  • Compras y consumos
  • Gastos de servicios profesionales
  • Las primas de seguros
  • Suministros como el consumo de gas, electricidad y agua, arrendamientos y cánones y gastos de manutención
  • Conservación y reparación, distinguiéndose los que se consideren mayor valor de los inmovilizados
  • Transportes
  • Material de oficina
  • Gastos de comunicación
  • Servicios de asesoría
  • Relaciones públicas y publicidad
  • Tributos
  • Gastos de personal
  • Seguridad Social a cargo de la empresa (cotizaciones de los empleados, así como del propio empresario)
  • Otros gastos laborales
  • Gastos financieros y 
  • Dotaciones a la amortización

Los empresarios profesionales mayoritariamente determinan el rendimiento siguiendo el régimen de estimación directa ya sea en su modalidad Normal (referido a la normativa del Impuesto de sociedades) o bien en la modalidad Simplificada, similar a la anterior pero con algunas especialidades para las amortizaciones, la aplicación del deterioro por insolvencias de forma global según el saldo a final de ejercicio y también pueden incorporar por provisiones y gastos de difícil justificación la deducción de un 5% del rendimiento neto con el límite de 2.000€.

Continúa en segunda parte…

Registro obligatorio de la Jornada Laboral: todo lo que hay que saber.

A continuación ofrecemos una guía para afrontar las nuevas obligaciones legales en materia de control horario de las jornadas de los trabajadores.

  • Alternativas para llevar el registro horario, desde una registro firmado por el empleado al control biométrico.
  • Qué alternativa es mejor dependiendo del tipo de empresa que tenemos.

El RDL 8/2019 obliga a las empresas a llevar un control horario de los empleados, independientemente de qué tipo de jornada realicen, ya sea tiempo parcial o completa. Muchas están todavía tomando la decisión y, para ayudarlas a acertar, vamos a ver cómo llevar el control horario de los empleados sin volvernos locos.

Hay que tener en cuenta que el registro horario para los trabajadores a tiempo parcial ya es obligatorio. Por lo tanto, para las empresas que ya utilizan este sistema, poco cambiará, solo tendrán que incorporar a la forma en la que llevaban el registro al resto de empleados. Claro está que no es lo mismo la carga administrativa de tres trabajadores con jornada parcial que cuarenta en total, por poner un ejemplo.

Control horario de los empleados, ¿qué alternativas tenemos?

Básicamente tenemos que elegir entre llevar el registro de forma manual, con una aplicación de software o utilizando algún tipo de lector de hardware que registre la entrada y salida.

El Registro Manual

La alternativa más sencilla es llevar un registro manual. Basta una simple hoja de cálculo para que firmen todos los empleados la hora de entrada y la hora de salida.

  • El principal inconveniente es que no se integra con el programa de nóminas, por lo que, si alguien hace horas extra, hay que pasarlas manualmente para que se abonen.
  • También puede suponer una carga administrativa alta, un trabajo en el que se van unas cuantas horas al mes en función de los empleados.
  • Hay que guardar las hojas de cada empleado, tenerlas disponibles y, sobre todo, tenemos el inconveniente de que el registro no esté digitalizado.
  • Corregir errores también puede suponer un problema, ya que tendría que volver a firmarse toda la hoja mensual.
  • Para los empleados, esta opción tampoco es ideal, ya que cada uno es responsable de firmar entrada y salida, lo que puede dar lugar a una falta de control. ¿Quién vigila que las horas indicadas sean las correctas?

El reloj de fichaje

  • El reloj de fichaje es un invento del siglo XIX. No se trata de utilizar el mismo método, ya que la tecnología ha hecho evolucionar el modelo, pero la premisa es la misma.
  • Se trata de tener un hardware, un aparato que registra la hora de entrada y salida de los empleados en la empresa.
  • Se puede hacer con tornos que sirven para el control de acceso a las instalaciones y una tarjeta identificativa para cada empleado.
  • Otra opción es el uso de un lector biométrico, por huella dactilar suele ser el más común. En estos casos, el empleado selecciona si está registrando una entrada o una salida y, al pulsar con su huella previamente introducida en el sistema, queda registrada la entrada o salida según haya seleccionado.
  • Estos lectores se suelen acompañar de un programa de software que ayuda a corregir errores, por ejemplo, hemos marcado una salida a la hora de entrar a trabajar.
  • También disponen de informes que nos ayudan a poner a disposición de la Inspección de la Seguridad Social los registros horarios de forma sencilla.
  • En todo caso, la información siempre queda almacenada en el propio dispositivo y no puede manipularse. Datos como la huella dactilar no puede extraerse, algo importante para cumplir con la LOPDPGDD.

El registro a través de una app

  • La última alternativa es un programa de software. Puede estar instalado en el ordenador del empleado o que lo tenga en su teléfono de empresa. A través de este mecanismo, el empleado selecciona la entrada o salida y realiza su registro. Es muy sencillo de utilizar y de implantar.
  • Además, se puede integrar a la perfección con nuestro programa de nóminas. En función del programa elegido también suelen tener opciones para integrarse con lectores biométricos para recoger la información.
  • Todos ellos suelen tener opciones complementarias como la solicitud de vacaciones, gestión de turnos o un calendario laboral.
  • Al integrase con el programa de nóminas el exceso de jornada, en caso de realizarse, se transforma en horas extraordinarias o complementarias.
  • Y otro aspecto importante: facilitan la corrección de errores y la emisión de los listados de horas que nos puede solicitar la Inspección de Trabajo y que los empleados también deben tener disponibles. Además, mantener la información durante los cuatro años que requiere la ley es un poco más sencillo que con un registro manual, por ejemplo.

¿Qué dice la ley?

 La ley no entra a imponer cómo debe realizarse el registro, quedando esta opción a criterio de la propia empresa. Además, no todos tienen que hacerlo de la misma manera, pueden coexistir diferentes opciones en la misma empresa. Por ejemplo, los trabajadores que acuden cada día a la oficina y pasan por unos tornos ya acreditan de esta manera su entrada y salida. Mientras que los empleados que trabajan en movilidad pueden hacerlo desde una app móvil que registra dicha jornada.

Lo que sí es necesario es conservar los registros de la jornada al menos durante cuatro años. Esto hace que llevar un control manual sea bastante engorroso. Hay que pensar que a medida que crece el número de empleados, con una hoja de firmas por mes, doce al año, supone un volumen de papel que puede ser importante.

Los registros horarios estarán a disposición de los inspectores de la Seguridad Social si así lo requieren. Pero también se deben facilitar en el momento que lo pidan a los propios trabajadores. En este sentido, no existe la obligación de firmar las horas realizadas junto con las nóminas.

Y la mejor alternativa para tu empresa es…

Todas las alternativas pueden ser válidas. Un registro manual puede ser una buena opción para una empresa con pocos empleados y en los que todos hacen el mismo horario en la oficina. En este caso la llevanza del registro horario mediante firma no supone gran problema.

El registro mediante hardware específico es una buena opción para las empresas con muchos empleados que no trabajen en movilidad. La gran ventaja es que la inversión realizada se rentabiliza pronto. A medida que aumenta el número de trabajadores, es más económico que un dispositivo guarde toda la información.

Cuando una parte de los empleados no pasan por la oficina, la cosa ya se complica, a menos que se integre con un programa de fichaje por software. La aplicación web o la app para móvil son perfectas si tenemos empleados en movilidad. Este tipo de aplicaciones suelen ofrecer opciones extra, como solicitar vacaciones o gestión de turnos, algo que ayuda mucho a la gestión de los recursos humanos en las empresas. Si se integra con lectores biométricos, puede ser la alternativa perfecta para todo tipo de organizaciones.

¿Quieres saber más?

  1. ¿Qué es el registro obligatorio de jornada de trabajo?

El registro obligatorio de jornada es la obligación de las empresas de tener un control efectivo del número de horas que realizan sus empleados. Este, según concreta el BOE, debe ser «fehaciente», es decir, los datos almacenados deben corresponderse con las horas trabajadas por el empleado. Este mecanismo debe registrar la hora de entrada y la hora de salida de cada uno de los trabajadores y debe ser negociado, en la medida de lo posible, con la representación legal de los trabajadores. Los datos deben almacenarse durante un periodo de cuatro años y únicamente pueden tener acceso a ellos los responsables autorizados de la empresa y el propio trabajador.

  1. ¿Cuándo entra en vigor la obligación de control horario?

El registro de jornada entró en vigor el domingo 12 de mayo de 2019. Es decir, desde ese día un inspector de Trabajo puede personarse en cualquier centro de trabajo y solicitar el registro con las horas realizas por cada trabajador y los tiempos de entrada y salida de cada uno de ellos. No obstante, el Ministerio de Trabajo ha reconocido en un comunicado que la Inspección de Trabajo concederá un margen a las empresas que no dispongan de un control de horario, pero puedan acreditar que están negociando el mecanismo con los trabajadores.

  1. ¿Quién debe garantizar el registro diario de la jornada laboral?

Es responsabilidad última de la empresa, no de los trabajadores ni de los sindicatos, el garantizar el registro diario de la jornada laboral. Este debe ser «fehaciente», es decir, debe corresponderse con las horas de trabajo reales efectuadas por el trabajador.

  1. ¿Cómo ha de llevarse a cabo el registro?

No existe normativa alguna que especifique el mecanismo concreto mediante el cual una empresa tenga que habilitar el registro de jornada. El decreto ley publicado en el BOE dice que este debe elaborarse «mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa».

Los elementos que seguro deben incorporar, según ha detallado el Ministerio de Trabajo, es «el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora».

El decreto expone que se controlará la hora de “inicio y finalización de la jornada de trabajo”. No obstante, también añade que esto debe hacerse “sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”. La finalidad del registro es saber el tiempo efectivo de trabajo para garantizar el pago de las horas trabajadas y el descanso. Por tanto, también debe contarse el tiempo de no trabajo.

  1. ¿Qué debe hacer la empresa con los datos registrados?

Uno de los elementos indispensables es que el mecanismo mediante el que una empresa controle los horarios de sus trabajadores cumpla con los requisitos contemplados en la ley de protección de datos. Si la compañía utiliza una aplicación para tal menester, debe cerciorarse de que esta lo cumple. Los datos deben almacenarse durante un periodo de cuatro años y únicamente pueden tener acceso a ellos los responsables autorizados de la empresa y el propio trabajador.

  1. ¿Qué pasa si una empresa no tiene un registro horario?

Realizar un registro de jornada laboral es obligación de todas las empresas, sin excepción. No disponer de un dispositivo para realizar dicho control es algo sancionable por la Inspección de Trabajo. La multa por no disponer de un registro de la jornada de los empleados oscila entre los 626 euros y los 6.250 euros por empresa, no por trabajador que incumpla la norma. En caso de reincidencia acreditada, la cuantía puede aumentar.

  1. ¿Qué se considera tiempo de trabajo efectivo?

El tiempo de trabajo efectivo es, en teoría, aquel que un empleado destina durante su jornada laboral a las tareas propias de su puesto. No incluye los espacios de pausa o descanso, como el tiempo para comer o los permisos. No obstante, y a falta de un despliegue reglamentario, la compañía y el comité de empresa podrán negociar la inclusión o exclusión de estas horas o minutos dentro del tiempo de trabajo efectivo.

  1. ¿Qué ocurre con los empleados con jornadas laborales irregulares?

El registro horario es algo obligatorio para todo tipo de trabajadores, tanto para aquellos que tengan jornadas rutinarias e invariables, como para aquellos con horarios irregulares. No obstante, el decreto ley es consciente de la diversidad de funciones y metodologías de trabajo dentro del mercado laboral y reconoce que el control horario debe efectuarse «sin perjuicio de la flexibilidad horaria». Es por ello que la empresa y los trabajadores deben pactar algún tipo de mecanismo para reflejar las horas realizadas por un trabajador con jornada atípica.

  1. ¿Cómo computar el teletrabajo en el registro de jornada laboral?

La situación del teletrabajo es similar a la de un empleado con horarios cambiantes. Los asalariados que trabajan desde casa no están exentos de registrar su horario. Dado que no existe un tiempo de entrada y otro de salida del centro de trabajo, el empresario deberá pactar con sus empleados que trabajen desde su domicilio un mecanismo para controlar cuántas horas trabajan y a qué hora empiezan y a qué hora acaban.

  1. ¿A qué tipo de trabajadores, sectores profesionales y empresas se aplica el registro horario?

El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas. Con las siguientes excepciones:

Relaciones laborales de carácter especial, en este caso se acoge a su normativa específica. En concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1.a) Estatuto de los Trabajadores (ET).

Esto no incluye aquellos trabajadores que, no siendo estrictamente personal de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades) tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo o forma parte de sus obligaciones contractuales su plena disposición horaria para el cabal cumplimiento de su actividad profesional. En este caso, la jornada diaria de estos trabajadores deberá ser objeto de registro.

– Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada:

  1. a) Los trabajadores con contrato a tiempo parcial.
  2. b) Trabajadores que, a día de hoy, ya cuentan con registros específicos regulados sobre jornadas especiales de trabajo: trabajadores móviles (determinados transportes por carretera), trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario, todos ellos como consecuencia de diversas Directivas comunitarias.
  • Respecto de aquellas otras relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, etc, no se aplicará el artículo 34.9 ET y, por tanto, no existirá obligación de registro horario.
  • En relación con modos de organización del trabajo que se basan en fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo y de distribución irregular de la jornada, incluido el trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles del trabajador, dentro siempre de los límites legales y convencionales aplicables, el registro diario de jornada no supone problema alguno. En aquellos casos que los horarios sean diferentes según el día, el registro diario de jornada, exigible en todo caso, deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo de trabajo efectivo en dichas secuencias superiores a la diaria.
  • En el caso de trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares.
  1. Registro de horas extraordinarias

El Real Decreto-ley 8/2019 mantiene el régimen jurídico de las horas extraordinarias del artículo 35 ET, incluido su apartado 5, que señala que «a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente».

Por tanto, el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles. Sin embargo, el registro del artículo 34.9 ET puede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro del artículo 35.5 ET, además de que, adicionalmente, deba cumplirse el resto de las obligaciones establecidas en este último precepto y en el apartado 2 de la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995.

En relación con las horas extraordinarias derivadas de situaciones de fuerza mayor, en los términos previstos en el artículo 35 ET, su obligatoriedad y exigencia empresarial al trabajador permitirá exceder el número de horas que constituye la jornada ordinaria de este último, aun cuando habrán de computarse y retribuirse como horas extraordinarias, con cuantos efectos formales y materiales derivan de su realización.

En tales casos, como ha venido siendo aplicable con carácter general, prevalece la necesidad empresarial frente a la voluntariedad del trabajador de su realización, sin perjuicio de su registro en los términos previstos en el referido artículo 35 ET, que no se ve en este aspecto especialmente afectado por la nueva obligación de registro diario de la jornada.

  1. Otras cuestiones sobre la jornada laboral

  • La jornada máxima anual de cada sector de actividad será la que establezca el convenio colectivo de aplicación. En caso de no existir convenio, 1826 horas de trabajo efectivo.
  • La duración máxima de la jornada semanal será la establecida en convenio, o un máximo de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual.
  • La jornada máxima diaria será de 9 horas, salvo que el convenio colectivo o por acuerdo entre empresa y los representantes de los trabajadores se establezca otra, respetando los descansos entre jornadas.
  • Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente deben mediar, al menos, 12 horas.
  • Si la jornada excede de 6 horas continuadas se establecerá un descanso de al menos 15 minutos, que será de tiempo efectivo de trabajo cuando así lo establezca el convenio colectivo de aplicación.
  • Se puede efectuar una distribución irregular de la jornada según establezca el convenio, o por acuerdo de empresa. Si no hay pacto, el empresario podrá distribuir de forma irregular un 10% de la jornada anual.
  • Existen sectores con particularidades en la jornada de trabajo, como los empleados de fincas urbanas, guardas, campo, comercio y hostelería, transporte, etc, y especialidades en el caso de trabajos nocturnos, a turnos, puesta en marcha y cierre regulados en el RD 1561/1995.
  • Los menores de 18 años tienen ciertas particularidades: no pueden realizar más de 8 horas diarias, tendrán un descanso de 30 minutos cuando su jornada continuada exceda de 4 horas y media y tendrán dos días de descanso semanales ininterrumpidos.
  • El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo. Esto implica que se tiene que registrar desde el momento que el trabajador empieza a trabajar, no cuando entra en las instalaciones de la empresa.
  • Tener un calendario laboral o cuadrante horario anual o mensual del trabajado NO sustituye la obligación de realizar el registro, que se deberá de realizar día a día.
  • La actual regulación, no exige que se entregue copia del registro a los trabajadores, sí que se conserve durante 4 años, y esté a disposición de los representantes legales de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo. Pero hay que tener en cuenta que la modificación no ha afectado al artículo 12 que regula el contrato a tiempo parcial, que sí obliga a entregar copia al trabajador junto con el recibo de salarios, ni al artículo 35.5, que en el caso de realizar horas extraordinarias exige su registro y entregar copia resumen al trabajador.
  1. Modelos o plantillas para el registro horario

Como  podéis comprobar la puesta en marcha de esta medida está causando una injustificada alarma, nuestra propuesta en principio es cumplir con esta obligación mediante un registro manual utilizando una hoja excel o plantilla, y según se vaya desarrollando la implantación a nivel nacional o según las necesidades concretas de vuestra empresa, elegir otro sistema de control horario, mediante una app.

Con esta guía hemos pretendido ayudar a nuestros clientes a adaptarse a esta obligación de una forma ágil y sencilla, para cualquier duda a aclaración estamos a su disposición,

Debido a que no existe un modelo estandarizado, hemos elaborado dos formatos para realizar el registro de la jornada de cada uno de los trabajadores de tu empresa, que De Juan & Asociados pone a disposición de sus clientes.

José Eduardo Navarro

Dpto. Asesoría de Empresas

 

Incremento del salario mínimo. A favor y en contra.

El Real Decreto 1462/2018, de 21 de diciembre, por el que se fija el salario mínimo interprofesional para 2019, reza en su preámbulo:

En cumplimiento del mandato al Gobierno para fijar anualmente el salario mínimo interprofesional, contenido en el artículo 27.1 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, se procede mediante este real decreto a establecer las cuantías que deberán regir a partir del 1 de enero de 2019, tanto para los trabajadores fijos como para los eventuales o temporeros, así como para los empleados de hogar.

 Las nuevas cuantías, que representan un incremento del 22,3 por ciento respecto de las vigentes entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018, son el resultado de tomar en consideración de forma conjunta todos los factores contemplados en el citado artículo 27.1 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.

 ….Artículo 1. Cuantía del salario mínimo interprofesional. El salario mínimo para cualesquiera actividades en la agricultura, en la industria y en los servicios, sin distinción de sexo ni edad de los trabajadores, queda fijado en 30 euros/día o 900 euros/mes, según que el salario esté fijado por días o por meses.

 

 

Este aumento del 22,3% (hay que remontarse hasta 1977, cuando la inflación en España fue del 26,39%, para encontrar un porcentaje similar), ha provocado una avalancha de comentarios favorables y contrarios. Desde 2009, año en que se fijó en 624 euros, hasta 2018, cuando alcanzó 735,90 euros, el promedio de incremento en cada anualidad ha sido del 2%, porcentaje, si bien superior a la inflación, moderado desde una perspectiva macroeconómica.

 

Por su parte, la base mínima de cotización a la Seguridad Social (858,6 euros en 2018), se incrementa también un 22,3%, hasta los 1.050 euros mensuales. El nuevo salario y base mínima de cotización beneficiarán directamente a 1,2 millones de trabajadores (cerca del 8% de los asalariados).

Tan excepcional medida ha hecho saltar ciertas alarmas por las consecuencias que pueda tener en la economía y, especialmente en el empleo.

 

Sus defensores creen que beneficiará a la economía general, porque un número significativo de trabajadores tendrán más ingresos, lo que redundará en más dinero para la Seguridad Social y Hacienda, tanto a través del IRPF, como a través del IVA, debido al aumento del consumo de las familias. Por su parte el gobierno, además de las anteriores razones, defiende la medida como herramienta de redistribución de la riqueza.

 

Pero, ¿quién soporta la carga? Para los detractores de la subida, si el SMI es muy alto, los empresarios serán reticentes a contratar, especialmente a trabajadores de baja cualificación, y las pequeñas empresas y autónomos empleadores no podrán asumir en muchos casos el aumento de costes, todo lo cual provocaría despidos, amortización de puestos de trabajo y un aumento de la economía sumergida. Consideran la medida, pactada con los partidos de izquierda, pero no con la patronal, como electoralista y con afán recaudatorio.

Habrá que esperar al medio y largo plazo para conocer el impacto real en la economía, y confiar en que finalmente la afectación en el empleo no sea significativa, porque pesen más sus efectos positivos que los negativos.

De Juan & Asociados

Departamento Laboral

¿ Le interesa un renting de vehículo?

¿COMPENSA EL RENTING DE VEHÍCULOS?

El renting, sobre todo de vehículos, sirve para que la empresa o el autónomo ahorren costes. Te descubrimos la fiscalidad del renting en términos de IVA, IRPF e Impuesto de Sociedades

El renting es una opción que cada vez usan más empresas y autónomos para abaratar costes y no tener que adquirir determinados bienes. Leer más

AVISO A LOS AUTÓNOMOS A PARTIR DEL 1 DE OCTUBRE DE 2018

Más obligaciones para los autónomos

La Tesorería General de la Seguridad Social de Sevilla ha comunicado al Ilustre Colegio de Abogados de Sevilla  recordatorio de escrito informativo relativo a los servicios electrónicos de Seguridad Social disponibles, e  informa sobre la relación electrónica obligatoria que deberán de mantener todos los autónomos con la TGSS a partir de octubre de 2018. Se adjunta información al respecto.

Tríptico relación electrónica Autonomos

 

Dpto. Laboral De Juan & Asociados

Servicio doméstico: necesario e invisible

Según el Instituto Nacional de Estadística, hay en España 420.000 personas dadas de alta en el Régimen Especial de Empleados del Hogar. Los esfuerzos del legislador para “hacer visible” y dar mejor cobertura a este sector esencial de nuestro bienestar social no han conseguido su objetivo, por diversas razones, ya que según la última Encuesta de Población Activa hay en realidad 637.000 personas ocupadas en el empleo doméstico, y según la Organización Internacional del Trabajo, la cifra alcanza los 747.000 trabajadores. Nuestro país ocupa el primer puesto de Europa, seguida de Francia e Italia.

No es casual que los tres países gocen de una elevada calidad de vida, en comparación con otros, y en buena parte es gracias al empleo doméstico. Hace décadas era un lujo que solo se podían permitir las familias más adineradas, pero hoy día es una necesidad para gran parte de los hogares. Antiguamente, predominaba la figura de la “interna” entre aquellas familias que se lo podían permitir, pero actualmente es mayoritario el empleo a tiempo parcial, unas horas a la semana, tiempo suficiente, y a la vez imprescindible, para muchos hogares.

Pero, ¿Qué es el servicio doméstico?

En primer lugar, es casi totalmente femenino (90% de mujeres), como lo ha sido históricamente. En segundo lugar, según el ministerio de Empleo, abarca diversas actividades, como las tareas domésticas, el cuidado o atención de los miembros de la familia, guardería, jardinería, o conducción de vehículos.

¿Por qué hay tanta diferencia entre el empleo oficial y el empleo real?

El trabajo en el hogar ha sido siempre proclive a la economía sumergida, por varias razones. La primera de todas es la dificultad de control por los servicios de inspección, ya que se desarrolla de puertas adentro de los domicilios. Otras causas son de índole económica, tanto por parte del empleador (evitar pagar las cotizaciones sociales), como de la empleada (ya es beneficiaria de prestaciones o subsidios por desempleo, viudedad, invalidez, etc.). Finalmente, otras causas son de índole legal (la mayoría de las empleadas del hogar son actualmente extranjeras, muchas de ellas sin permiso de trabajo).

¿Cuál es actualmente el régimen legal del trabajo doméstico?

Se recoge esencialmente en el Real Decreto 1620/2011 y Real Decreto-ley 29/2012. Desde 2012 no existe la figura de la “empleada de hogar autónoma”. Ambos decretos han establecido un nuevo régimen por el que paulatinamente se están integrando en igualdad de condiciones, y con las mismas prestaciones (desempleo, incapacidad, maternidad, etc.), en el régimen general de la Seguridad Social.

Básicamente, si una empleada del hogar trabaja más de 60 horas mensuales para un empleador, es éste el obligado a cursar el alta de la trabajadora y efectuar las cotizaciones. Desde el 01 de Enero de 2016, los empleados de hogar que presten servicios durante un tiempo inferior a 60 horas mensuales por hogar familiar podrán formular directamente su afiliación, altas, bajas y variaciones de datos, siempre y cuando lo acuerden con el empleador, quien, en todo caso, deberá firmar la documentación necesaria para formalizar dichos trámites. Sin embargo, el empleador será responsable subsidiario en caso de que la empleada no ingrese las cotizaciones, y este es otro motivo más que desanima a muchos a contratar.

En este folleto editado por el Ministerio de Empleo puede encontrar toda la información básica, actualizada a 2018, si tiene intención de contratar o ser contratada. También puede hacernos llegar sus dudas o consultas a través de la sección de contacto.

 

De Juan & Asociados. Departamento laboral.

 

CÓMO Y CUÁNDO HACER LA DECLARACIÓN DE LA RENTA

No llevamos ni mes en campaña de renta y ya la han presentado casi 3 millones y medio de contribuyentes, en torno a un 20% más que el año pasado a estas alturas de la campaña. ¿A qué se puede deber este aumento de presentaciones? ¿Acaso ha aumentado el número de personas que están obligadas a presentarla? La razón se aleja mucho de eso. Básicamente se debe a la  simplicidad de los nuevos métodos de presentación que ha instaurado la Agencia Tributaria.

En primer lugar, se ha creado una aplicación móvil, usada ya por más de 120.000 personas. Este método, normalmente es usado por contribuyentes que apenas tienen que realizar modificaciones en el borrador que les presenta Hacienda.

Seguidamente, encontramos el plan `Le llamamos´, utilizada sobre todo por ciudadanos que no están tan acostumbrados a las nuevas tecnologías. Tradicionalmente este grupo de personas se personaban en las oficinas de la Agencia Tributaria, con cita previa, y realizaban sus declaraciones de la renta con ayuda de un funcionario. Ahora, esto mismo se puede hacer telefónicamente (901 22 33 44 / 91 553 00 71, operador de 9 a 19 horas de lunes a viernes, o 901 12 12 24 / 91 535 73 23, servicio automático 24 horas), eligiendo un tramo de 15 minutos entre las 9 y las 20:30 horas para que algún funcionario le llame en el tramo elegido, debiendo tener a disposición la información necesaria para la confección de la declaración.

Ambos métodos son una de las novedades de la campaña de renta de este año; todo ello, sin perjuicio de los métodos tradicionales de presentación, como son el Portal Renta (web de la agencia tributaria), por teléfono (901 200 345//915 356 813, en horario de lunes a viernes de 9 a 21 horas) o presencialmente en las oficinas de la AEAT (con cita previa)

En rangos generales, la presentación de la declaración debe hacerse en el periodo comprendido entre el 4 de abril y el 2 de julio de 2.018, pero dependiendo de qué método se quiera utilizar tenemos que tener en cuenta otros plazos. 

Desde el primer día que comienza la campaña (4 de abril) se puede pedir cita previa para realizar la declaración con el programa `Le llamamos´, y le llamarán el día concertado. A partir del 8 de mayo se puede pedir cita para que le confeccionen la declaración de manera presencial en cualquiera de sus oficinas (le darán cita del 10 de mayo en adelante), y el ultimo día para pedir cita es el 29 de junio. Y, finalmente, el 27 de junio es el último día para presentar la declaración si el resultado es a ingresar y quiere domiciliar el ingreso, si no es así, puede presentarla hasta el 2 de julio.

Patricia Penella Salas. Área fiscal.

CUÁNTO TRIBUTAN LOS PREMIOS DE LA LOTERIA DE NAVIDAD

Los premios de la Lotería de Navidad comenzaron a pagar impuestos a partir del año 2.013. El Gobierno está aplicando un gravamen del 20% sobre todos los premios superiores a 2.500€, comenzándose a aplicar este porcentaje a partir de la cantidad que exceden esos 2.500; por ejemplo, un premio de 10.000€ tendrán un parte exenta de tributar de 2.500€, teniéndose que aplicar el 20% a los 7.500€ restantes, es decir, 1.500€.

La exención de 2.500€ es por boleto premiado, no por persona. Por ejemplo, el tratamiento fiscal de un boleto de 20.000€ entre 4 personas sería el siguiente: 20.000 le restamos la parte exenta, quedando 17.500 para tributar al 20%, o sea, 3.500, que se queda el Estado (875€ de impuestos por cada uno de los 4 premiados)

Cierto es que Hacienda, por la seguridad de cobrar, ya retiene ese 20% al efectuar el pago, por lo que el contribuyente no se tiene que preocupar de pagar esa cantidad; es la entidad pagadora quién se encargará de liquidar el impuesto a través del modelo 230.

Es importante recalcar que si el premio es compartido, deben ir todas las personas agraciadas a cobrarlo, puesto que si lo cobra una sola a efectos legales es esa persona la única premiada, y por tanto tributará ella sola. En muchas ocasiones, lo cobra una sola persona, y posteriormente da parte de ese premio a terceros, pues bien, hay que tener mucho cuidado con este tipo de “donaciones”, ya que precisamente como tal se tratará y se deberá tributar por el Impuesto de Sucesiones y Donaciones, impuesto que lo paga quién lo recibe, y posee un gravamen diferente, dependiendo de la Comunidad Autónoma.

Por último, cabría resaltar que si el premiado es una entidad con personalidad jurídica, el impuesto a pagar es el “hermano mayor” del IRPF, que es el Impuesto de Sociedades, por supuesto, descontándose la parte exenta.

Patricia Penella Salas. Área fiscal.