Gastos deducibles para el autónomo. Solucione sus dudas (parte 2)

Segunda parte

Siguiendo con la entrada anterior, veamos ahora un poco más en detalle alguno de estos gastos cuya imputación como deducible puede resultar conflictiva y pueden tener diferente tratamiento diferenciado en el IRPF y en el IVA.

  1. Gastos adquisición de vehículos turismos y gastos asociados al mismo
  2. Vivienda Habitual y gastos asociados a la vivienda
  3. Gastos por dietas de manutención
  4. Primas de seguros de enfermedad
  5. Relaciones públicas con clientes y proveedores
  6. Local u oficina específico para la actividad
  7. Teléfono móvil
  8. Gastos de viajes y representación
  9. Gastos de vestuario
  10. Gastos deducibles sin factura

1.- Gastos adquisición de vehículos turismos y gastos asociados al mismo

El uso de vehículos privados de los empresarios autónomos y profesionales simultáneamente en la actividad y en el ámbito privado es seguramente el coste o gasto que más interés y consultas genera. Desafortunadamente, la normativa del IRPF es muy contundente al respecto y requiere de afectación exclusiva para proceder a deducir cualquier gasto relacionado con el vehículo. Esta afectación exclusiva se deberá acreditar por el contribuyente y como en el resto de casos, la valoración de las pruebas es competencia de los servicios de gestión tributaria

En cuanto al IVA,  cuando se trata de vehículos automóviles de turismos, ciclomotores y motocicletas, se presumirá afectos al desarrollo de la actividad en la proporción del 50%. No obstante los siguientes vehículos se presumirán afectos al 100%:

  • Vehículos mixtos utilizados en transporte de carreteras
  • Los utilizados en el transporte de viajeros
  • Autoescuelas
  • Utilizados por representantes o agentes comerciales
  • Los utilizados en servicios de vigilancia

Igualmente le será de aplicación el 50% a las cuotas soportadas por la adquisición de los bienes o servicios directamente relacionados con los bienes de inversión anteriores.

  • Accesoros y piezas de recambio
  • Combustible, carburantes, lubricantes…
  • Servicios de aparcamientos y utilización de vías de peaje
  • Reparación de los mismos

En cuanto al IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen  a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.

2.- Vivienda Habitual y gastos asociados a la vivienda. Art. 95 LIVA

 Referente al IVA, la LIVA nos dice que los profesionales y empresarios no podrán deducir las cuotas soportadas en adquisiciones de bienes o servicios que no afecten directa y  exclusivamente a su actividad empresarial o profesional. No se entenderán afectos directa y exclusivamente a la actividad, entre otros:

1º Los utilizados por períodos alternativos privado-profesional

2º Los bienes o servicios que se utilicen simultáneamente para actividad profesional y para necesidades privadas.

En cuanto a los Suministros domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) podrá acogerse al 30% de deducción de los suministros de agua, luz, etc de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad. Por lo que no se trata de una deducción completa sino de un 30% de la superficie destinada al desarrollo de la actividad. Los gastos derivados de la titularidad del inmueble (IBI, comunidad de propietarios, amortizaciones) son deducibles en proporción a la parte de la vivienda afecta a la actividad y según el porcentaje de titularidad del contribuyente, sin haberse de ponderar por el 30% previsto para los suministros.

Local u oficina en vivienda habitual, al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje. En caso de estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA. Y esto lo hace muy poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.  Y una cosa más, Hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte “profesional” y la “privada” de la vivienda.

3.- Gastos por dietas de manutención

 El autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48 euros en el extranjero)  cuando no pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero. Ahora bien, deberá  cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura. Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos por lo que hay que tener cuidado. No se admite dicha deducción como dieta si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolle su actividad. 

4.- Primas de seguros de enfermedad

Satisfechas por el contribuyente, son deducibles en la parte que corresponde a su propia cobertura y del cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él con el límite de 500€ al año cada uno (1.500€ en caso de discapacitados).

5.- Relaciones públicas con clientes y proveedores

Respecto a las relaciones públicas con clientes y proveedores creemos de interés recordar que son deducibles estos gastos hasta el límite del 1% de la cifra de negocio.

6.- Local u oficina específico para la actividad

 No presentan problemas, deberás notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037,  o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.  Al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.

En caso de estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA. Y esto lo hace muy poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.

Y una cosa más, Hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte “profesional” y la “privada” de la vivienda.

7.- Teléfono móvil

Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así podrás justificar que el gasto está afecto a la actividad.

8.- Gastos de viajes y representación

Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y  tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.

Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que lo limites a la lógica de tu actividad y anotes siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida.

9.- Gastos de vestuario

Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.

10.- Gastos deducibles sin factura

La normativa del IRPF referente a deducciones es más permisiva que la del IVA que obliga siempre al autónomo a presentar la factura reglamentaria. Existe una serie de gastos que no exigen factura para la deducción de los mismos en el IRPF.

  • Pólizas de seguros
  • Salarios y seguros sociales
  • Cuota de autónomos
  • Gastos bancarios
  • Gastos de contratos mercantiles (traspasos de locales, fianzas de alquilereso escrituras de la constitución de una sociedad)
  • Impuestos y tasas municipales (IBI, tasa de basura)

¿Y cuales no son deducibles?

Y por último tenemos que tener claro qué gastos no son fiscalmente deducibles. Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles:

  • Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  • Donativos y liberalidades.
  • Pérdidas del juego.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
  • IVA soportado  que resulte deducible en la declaración del IVA.

En la opinión de los expertos de De Juan & Asociados, el correcto tratamiento de los gastos (el registro, la justificación documental y la prueba de la correlación con los ingresos o afectación) reduce considerablemente las posibilidades de que se gire una liquidación provisional, que además suele conllevar de manera inherente una propuesta de expediente sancionador y en consecuencia, supondrá un ahorro significativo.

José Eduardo Navarro

Economista